商業信函書寫格式
商業信函，簡稱商函，國外稱為郵件廣告或DM廣告。它是以信函為載體，將客戶所需發布的商務性信息廣告，通過郵寄的方式，直接傳遞到客戶所指定的目標對象手中的一種廣告形式。以下是小編為大家整理的商業信函書寫格式，僅供參考，希望能夠幫助大家。
商業信函書寫格式1
一、信頭：Letter head:
包括（寄信人）公司名稱、地址、郵編、電報掛號、傳真號、電傳號、電話號碼等。通常以精美的字體印刷在信紙的頂端。
二、發文號（參考號）: Reference No:
為方便文件的歸檔與查詢，應在較醒目的位置。通常與信頭間隔兩行。（在有些來信中，它常會在全信結尾后，位于左邊或右邊的邊緣線，與寫信人簽名間隔兩行）
三、日期：Date
所有信函必須有日期。一般與發文號間隔兩行，可位于信紙的左側或右側。注意日期的不同寫法：August 10,2001（美式）；10th August,2001 （英式）
一般說來，月份不宜縮寫，也不宜用數字表示。
四、封內名稱和地址：Inside Name & Address
收信人的名稱與地址通常在日期后空兩行，位于信紙的`左側。注意對收信人的稱呼：
1．"Messrs"為 "Mr."的復數，僅用于以一個人或幾個人名字命名的公司前。
�。錱. Messrs. Harrison Smith Co.； Messrs. BROWM & Sons
2．若收信人是公司的某一個具體的人時，常輔以禮貌稱謂：Mr., Mrs., Miss或Ms.。如果不能確定收信的女士是否已婚，宜用Ms.
3.在收信人名稱與公司名稱之間,可以加注收信人的職位、頭銜。
ｅg. Mr. Sarah Davies
Sales Manager
The Acme Shoe Co. Ltd.
369 Peccadilly
London, WIN CBE
UK
五、稱呼：Salutation
商業信函常用"Dear Sirs"或"Gentlemen"(敬啟者),與封內名稱和地址的內容間隔兩行。直接寫給某人時，可用"Dear Mr. xxx".
六、事由或標題：Subject Line/Caption
通常以下劃線標出事由，以"Re"或"Subject:"開頭.
eg. Re: Sewing Machines
Subject: Our Contract No.92125.Your L/C No.91897
Sewing Machines
七、正文：Body of the letter
在事由或標題下空兩行，開始正文。
八、結束語：Complementary Close
常與正文最后一行間隔2—３行，與稱呼相呼應。
若以"Dear Sirs"為稱呼，此處應用"Yours faithfully"；"Yours Sincerely"；"Yours truly"（謹上）；以"Dear Mrs. xxx"為稱呼，宜用"Sincerely"。如與收信人較熟悉，可使用"Best regards"或"Best wishes"(祝好)
九、簽名：Signature
應用手簽，避免使用圖章。
十、附件：Enclosure
通常位于簽名后第三行，以"Enclosure"或" Enc"開頭。
eg. Enclosure
Encs： Ⅰ Catalogue
�、� Price list
十一、附本抄送：Carbon Copy
如有附本寄給他人，在附件后第三行，以"c.c."開頭，注明抄送單位。
�。錱．c.c. Mr. John Smith--ABC Co. (Sales Manage)
b.c.c.（秘密抄送，"b" means "blind"）Mr. Peter Hall--DEF Co. (Sales manage)
十二、附言：Postscript
寫完信后若發現或想起還有事情要說，可在信末加附言，以"PS"或"NB"表示,
但正規信函應避免使用“附言”。
信函格式：齊頭式；縮行式；混合式。
商業信函書寫格式2
一、信 頭
在信和傳真中，信頭所占頁面一般不超過三分之一。
發信人地址
一般來說，商業書信的首頁都使用印有公司抬頭的信箋，抬頭上標明公司名稱、地址、電話和傳真號碼。傳真也一樣，信箋上印有抬頭，并采用固定的信頭格式。 傳真發信人的地址位于傳真紙頁首固定的信頭格式內。
發信日期
日期的書寫有以下兩種模式：“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年] 日期不能縮寫，序數詞不能使用縮寫形式，月份也不能縮寫。
收信人地址
收信人地址包括收信的全名和職銜，以及公司的全稱和地址。禮貌性的稱呼要使用得當。 傳真中收信人地址一般打在信頭格式相應的。空格內。
指定收信人姓名
在商業書信和傳真中，指定收信人姓名這一欄現已不常用。收信人地址的首行已經寫明收信人姓名，因而不一定需要專門指定收信人姓名這一欄。 如果要使用指定收信人姓名這一欄，就要從頁面左邊空白處寫起，在收信人地址下面空兩行。
稱 呼
商業信件和傳真常用以下方式開頭：
1、Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示寫信人知道收信人的姓名和性別);
2、Dear Sir或Dear Madam(表示寫給一位有具體職銜的人，如Sales Manager,Chief Accountant等，而且寫信人知道對方的性別);
3、Dear Sir or Madam(表示寫給一位有具體職銜而寫信人又不知其性別的人);
4、Dear Sirs (表示寫給一家公司，沒有明確的收信人)。
稱呼中的第一個單詞和其他所有名詞的第一個字母均須大寫。
事 由
寫明事由可以使收信人對信件或傳真的內容一目了然。
二、信 文
全齊頭式(full-blocked)書信，每個段落都從左邊空白處開始寫起，右邊空白處必須盡量對齊，不能把單詞斷開。
在齊頭式書信或傳真中，信文也是從左邊空白處開始寫起，在事由下面空一行。
三、信 尾
傳真的信尾一般都很簡短(通常只有結尾敬辭和署名)，而書信的信尾內容則相對較長。
結尾敬辭
一般來說，書信和傳真結尾敬辭都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。稱呼為“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”時結尾用“Yours sincerely”。稱呼為“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”時結尾則用“Yours faithfully”。
信末簽名
寫信人既可代表本人簽名，也可代表公司簽名。如：
Yours faithfully
For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd
Yvonne Chong
Ms Yvonne Chong
Regional Sales Manager (Singapore)
信末簽名位于左邊空白處。在結尾敬辭或公司名稱下面留出三行簽名的位置，然后再打上寫信的姓名、職銜及/或部門。
口述者/打字員姓名縮寫
下面表中是信函或傳真的口述者和打字員的姓名縮寫。
口述員 打字員 姓名縮寫
- Sim Loo Lee sll
Cheng Fook Jam Chan Chuen Fye CFJ/ccf
Chew Yit Lin Chin Kein Hoong Chew Yit Lin/ckh
Grahame T Bilbow Foo Tuan Seik GTBilbow:fts
Goh Bee Hua Han Swee Lean GBH:HSL
附 件
如果信件或傳真還附有其他文件，就必須在文中注明。附件說明通常位于口述者/打字
員姓名縮寫之后�？梢圆捎靡韵聨追N方法：
·Estimate enclosed
·2 Enc./Enclosuree 2
·Enclosure
·Enclosures:
1. 2000 Price list
2. Catalogue
抄 送
如果除主要收信人之外，信件或傳真還需抄送第三者時，通常用“cc”表示，“cc”即“carbon copy”(復寫本;副本)。有時，如果發信人不想讓收信人知道信件或傳真還要抄送給別人，就用“bcc”(“blind carbon copy”無信頭副本)代替“cc”，標注在不發給收信人的影印件的下方。
附 筆
商業信函或傳真中的“附筆”(縮寫為“PS”)用于補充本人的說明�！案焦P”位于左邊空白齊頭處，在“附近”或“抄送”等說明之下空一行。 頁碼說明
商業信函如果超過一頁，隨后的各頁可以在頁首加注說明收信人姓名、頁碼及日期。如：
Mrs. H Itakura
Page 2
14 June 200-
在商業信函中，頁碼有時位于距頁頂一英寸的左邊空白處，與信文之間空兩行。
信 封
信封顯然只適用于商業信件。信封上收信人地址的格式必須與內文的寫法一致，即齊頭式，單行間隔。收信人姓名位于收信人地址上方，中間空兩行。也可以在收信人地址的第一行中直接寫上收信人的姓名和職銜。
傳真格式
傳真的首頁一般都印有現成的信頭格式，只需填入寫信人和收信人的姓名、地址、傳真號碼、頁數和日期等內容即可。
在商業信函中，寬式標點比嚴標點更為常用。
使用嚴式標點意味著客戶地址的`每一行結尾都要加逗號，每個縮寫詞(包括客戶姓名的首字母縮寫)后面都要加點號(如Mr., Co., Ltd., St., Rd.等，又如Mr. J. R. Liu)。
拓展知識：
商務書信布局禮儀
正排式或垂直式或齊頭式（BlockedForm）。
這種排列的要領在于每個要素都從左邊開始排列，每一行都不向右縮入，因而整封信的左邊成一垂直線右邊參差不齊。這種形式雖然打字時方便省事，不需考慮左邊縮入，但不勻稱美觀，所以使用它的人也不很多。 ③改良式或混排式（ModifiedForm）。
這種排列集上述兩種形式之所長，信頭、結束語、簽名和發信人姓名排在右邊，封內地址和稱呼排在左邊，但每個要素分行時每行都不向右縮入；正文每段開始縮入五個英文字母，而段與段之間可不空行。這種形式兼顧及方便省事與勻稱美觀，因此，它是目前極為流行的英文書信范式。
注意事項
�、僖驗槭謱懹袝r難免不好辨認，所以英文書信最好是打印。
�、谛欧獾臅鴮懸话闶鞘招湃嗣穼懺谛欧庹娴闹醒攵l信人名址可寫在正面的左上方或者信封的背面，書寫形式應與信內風格一致。
③書信的折疊也應有講究
商業信函書寫格式3
一、開頭：開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。
二、正文：信文的正文是書信的主要部分，敘述商業業務往來聯系的實質問題。
三、結尾：結尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復的要求。如“特此函達，即希函復。”同時寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。
四、署名：署名即寫信人簽名，通常寫在結尾后另起一行的偏右下方位置。以單位名義發出的商業信函，署名時可寫單位名稱或單位內具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。
五、日期：寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業信函的日期很重要，不要遺漏。
擴展資料：
商業信函，簡稱商函，國外稱為郵件廣告或DM廣告。它是以信函為載體，將客戶所需發布的商務性信息廣告，通過郵寄的方式，直接傳遞到客戶所指定的目標對象手中的一種廣告形式。
商業信函以信函為載體，選擇有針對性的目標客戶群的名址打印封裝，通過郵政渠道寄發的一種函件。與電視等媒體相比，商業信函的優勢是針對性極強，“命中率”極高。
各地郵政部門都成立了專門的'郵政商業信函廣告公司，建立起了龐大而門類齊全、內容翔實的數據庫，可為工商企業提供翔實而準確的客戶名址。各地郵局還配備了先進的商業信函制作設備，可在最短的時間內，為客戶提供選址、打印、制作、封裝、寄遞的“一條龍”服務。
普通類商業信函：
以傳遞商品、服務的信息，進行廣而言之的一種信函廣告。它的內容可以是宣傳單、征訂單、通知書、邀請函、優惠劵、市場調查表、產品說明書等印刷品廣告；也可以是各類產品試用袋、CD碟、計算機光盤、廣告小禮品等實物廣告。
帳單類商函（郵簡）：
以傳遞經濟結算單為內容的信函。它的內容為金融單位的信用卡結算單、電信系統的話費通知單、保險行業的保費通知單以及其它服務行業如：水、電、氣費通知單等。
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