2015年商務(wù)信函的基本結(jié)構(gòu)
傳統(tǒng)信件
這里我們介紹一種商務(wù)信函中最通用的格式-齊頭式。主要特征就是每行均從左邊頂格寫，常常采用開放式的標(biāo)點(diǎn)方式，即除了信文部分，其它部分在必要時(shí)才使用標(biāo)點(diǎn)。信中各段落之間均空一行。
1、信頭 The heading
信頭就是指書信中發(fā)信人的地址和發(fā)信的日期等。
通常情況下，公司都會(huì)專門印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，電話，傳真等。當(dāng)我們撰寫傳統(tǒng)信件時(shí)，直接使用這種信箋紙就可以。
2、編號(hào)(寫信人的名字縮寫)和日期 The sender name and the date
這部分內(nèi)容是為了方便今后查詢信件用的。
3、封內(nèi)地址 The inside address
這里就是指收信人的姓名和地址，一般寫在信箋的左上方。收信人名稱地址的格式和信頭的格式相同，但必須把收信人的姓名一并寫出。另外，如果不是完全公事化的書信往來，或者已經(jīng)從公事的關(guān)系漸漸發(fā)展成為帶有私人性質(zhì)的友好信件往來，由于稱呼這一欄的內(nèi)容已經(jīng)說明了收信人的身份，所以可以不必填寫封內(nèi)地址。
4、事由 The subject heading
事由也就是我們通常說的主題，可以直接寫明信件的重點(diǎn)，讓人不必讀完全信才了解到信的內(nèi)容。所以事由要寫得簡(jiǎn)明扼要。
5、稱呼 The salutation
指對(duì)收信人的一種稱呼。
較常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。稱呼后面的標(biāo)點(diǎn)，一般使用逗號(hào)。稱呼里的第一個(gè)字母要大寫。
6、開頭語(yǔ) The open sentences
開頭語(yǔ)沒有統(tǒng)一的格式，但習(xí)慣上先用客套的語(yǔ)句把收到對(duì)方來信的日期，主題及簡(jiǎn)單內(nèi)容加以綜合敘述，使對(duì)方一目了然這是答復(fù)哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用開頭語(yǔ)作必要的 自我介紹 ，并表明目的要求。開頭語(yǔ)一般與正文分開，自成一節(jié)，要求簡(jiǎn)單明了。
7、正文 The body of the letter
信的主體。一封信件的優(yōu)劣，完全要看正文寫的好或壞。我們會(huì)在后面繼續(xù)討論寫作商務(wù)信函的一些技巧、規(guī)則。
8、結(jié)尾語(yǔ) The complimentary close
結(jié)尾語(yǔ)一般用來總結(jié)文本所談的事項(xiàng)，提示對(duì)收信人的要求，如“希望來信來函定貨”，“答復(fù)詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語(yǔ)氣。正文結(jié)束后，另起一段寫結(jié)尾語(yǔ)。
9、結(jié)束語(yǔ) The complimentary close
結(jié)束語(yǔ)是結(jié)束信函時(shí)的一種客套，應(yīng)該與前面的稱呼相呼應(yīng)。例如：“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”. 結(jié)束語(yǔ)寫在結(jié)尾語(yǔ)下隔一行，只有第一個(gè)字母大寫，后面加逗號(hào)。
10、簽名 The signatrue
寫在結(jié)束語(yǔ)的下面，簽上寫信人的名字。如果是傳統(tǒng)的信件，寫信人最好親筆簽上您的名字，因?yàn)橛糜≌碌脑挘f明該信件并非本人親自過目，只是通函而已，不為人重視。簽名的下面，最好寫上發(fā)信人的職位。
11、附件 Enclosure
如果信中有附件，應(yīng)在左下角注明Encl. 或Enc.。
例如：
Encls: 2 Invoices
Enc.: 1 B/Lading
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