辦公室秘書的電話禮儀常識

時間：2022-10-01 01:41:07 禮儀

辦公室秘書的電話禮儀常識

　　在日常工作中，掌握了接聽電話的禮儀，讓對方在您親切的話語中心平氣和地談事情，通話結束后，對方會對您公司有極佳的印象，以下是學習啦小編為大家整理的關于辦公室秘書的電話禮儀，供大家參考!

辦公室秘書的電話禮儀常識

　　接電話技巧：

　　■用左手接聽電話，右手邊準備紙筆，便于隨時記錄有用信息。

　　聽到電話鈴響若是嘴里在吃東西應該停止，若是在與同事打鬧嬉戲也應等情緒平穩后再接電話，不要邊吃東西邊打電話，應該停止一切不必要的動作，電話鈴響三聲之內必須接聽。

　　在接到電話時首先要問候，如果接聽電話晚了應該向客人道歉，問候時聲音要有精神。

　　然后自報家門，外線報哪個公司，內線報哪個部門，電話交談時要配合肢體動作如微笑、點頭;講話的聲音不要過大，聲調不要太高，話筒離口的距離不要過近，注意傾聽，并時不時的說些“嗯”、“是”、“對”、“好”之類的短語。

　　■通話時聲音不宜太大，讓對方聽得清楚就可以，否則對方會感覺不舒服，而且也會影響到辦公室里其他人的工作。

　　■接起電話時首先應自報單位名稱及所屬部門。

　　■接聽電話時，要詢問對方單位名稱及所屬部門，接轉電話時為指定受話人提供便利。

　　■當你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應先招待來訪客人，此時應盡快和通話對方致歉，得到許可后掛斷電話。

　　不過，電話內容很重要而不能馬上掛斷時，應告知來訪的客人稍等，然后繼續通話。

　　■當對方要找的人不在時，在不了解對方的動機、目的是什么時，請不要隨便傳話。

　　未授權的情況下不要說出指定受話人的行蹤。

　　■在電話中傳達事情時，應重復要點，對于數字、日期、時間等，應再次確認以免出錯。

　　■要轉告正在接待客人的人有電話時，最好不要口頭轉達，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。

　　■聽不清楚對方說話的內容時，最好不要猶豫，應立即將狀況明確告知對方，請對方給予改善。

　　■如果對方沒有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，此時應客氣而禮貌地詢問："對不起，請問您是哪位?"

　　■如果電話突然發生故障導致通話中斷，此時務必換另外的電話再撥給對方，向對方解釋清楚。

　　■掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已掛斷電話，才能放下聽筒。

　　電話禮儀之留言技巧

　　致：即給誰的留言

　　發自：誰想要留言

　　日期：最好也包括具體時間

　　記錄者簽名：有助于尋找線索，或弄清不明白的地方

　　內容：簡單技巧

　　如果接到的電話是找你的上級時，不要直接回答在還是不在，要詢問清楚對方的姓名和大概意圖，然后說幫您找一下。

　　將所了解的情況告訴你的上級，由他判斷是否接電話。

　　打電話時，列出要點，避免浪費時間。

　　在打電話之前，要準備好筆和紙，不要吃東西、喝水或抽煙，要保持正確的姿勢。

　　如果你找的人不在，可以問一下對方什么時間可以再打電話或請其回電話，同時，要將自己的電話號碼和回電時間告訴對方。

　　在給其他部門打電話時，要先報部門和姓名，這樣可以避免對方因為詢問你的情況而浪費時間。

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