電話禮儀三要素
無(wú)論是在社交場(chǎng)所還是工作場(chǎng)合都要注意電話禮儀，電話禮儀越來(lái)越受到關(guān)注，那么電話禮儀的要素是什么，電話禮儀三要素有哪些?小編已經(jīng)整理好三篇關(guān)于電話禮儀三要素的文章供大家閱讀。
【一】電話的基本禮儀
(一)重要的第一聲
當(dāng)打電話給某單位，若一接通，就能聽(tīng)到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會(huì)很愉快，使雙方對(duì)話能順利展開(kāi)，對(duì)該單位有了較好的印象。
在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會(huì)給對(duì)方留下完全不同的印象。
同樣說(shuō):“你好， 這里是XX公司”。
但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對(duì)方留下好的印象，對(duì)方對(duì)其所在單位也會(huì)有好印象。
因此要記住，接電話時(shí)，應(yīng)有“代表單位形象”的意識(shí)。
(二)要有喜悅的心情
打電話時(shí)要保持良好的心情，這樣即使對(duì)方看不見(jiàn)你，但是從歡快的語(yǔ)調(diào)中也會(huì)被你感染，給對(duì)方留下極佳的印象，由于面部表情會(huì)影響聲音的變化， 所以即使在電話中，也要抱著“對(duì)方看著”的心態(tài)去應(yīng)對(duì)。
(三)清晰明朗的聲音
打電話過(guò)程中絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢(shì)對(duì)方也能夠 “聽(tīng)”得出來(lái)。
如果你打電話的時(shí)候，彎著腰躺在椅子上，對(duì)方聽(tīng)你的聲音就是懶散的，無(wú)精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳，充滿活力。
因 此打電話時(shí)，即使看不見(jiàn)對(duì)方，也要當(dāng)作對(duì)方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢(shì)。
(四)迅速準(zhǔn)確的接聽(tīng)
現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會(huì)有兩三部電話，聽(tīng)到電話鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽(tīng)筒，最好在三聲之內(nèi)接聽(tīng)。
電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人接電話，或讓對(duì)方久等是很不禮貌的，對(duì)方在等待時(shí)心里會(huì)十分急躁，你的 單位會(huì)給他留下不好的印象。
即便電話離自己很遠(yuǎn)，聽(tīng)到電話鈴聲后，附近沒(méi)有 其他人，應(yīng)該用最快的速度拿起聽(tīng)筒，這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應(yīng)該擁有的， 這樣的習(xí)慣是每個(gè)辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。
如果電話鈴響了五聲才拿起話 筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼福綦娫掜懥嗽S久，接起電話只是“喂”了一聲，對(duì)方會(huì) 十分不滿，會(huì)給對(duì)方留下惡劣的印象。
(五)認(rèn)真清楚的記錄
隨時(shí)牢記5WIH技巧，所謂5W1H是指① When何時(shí)② Who何人③ Where何地 ④ What何事⑤ Why為什么⑥ HOW如何進(jìn)行。
在工作中這些資料都是十分重要 的。
對(duì)打電話，接電話具有相同的重要性。
電話記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備，有賴于 5WIH技巧。
(六)了解來(lái)電話的目的
上班時(shí)間打來(lái)的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話都十分重要，不可敷衍，即使對(duì)方要找的人不在，切忌只說(shuō)“不在”就把電話掛了。
接電話時(shí)也要盡可能問(wèn)清事由，避免誤事。
首先應(yīng)了解對(duì)方來(lái)電的目的，如自己無(wú)法處理， 也應(yīng)認(rèn)真記錄下來(lái)，委婉地探求對(duì)方來(lái)電目的，就可不誤事而且贏得對(duì)方的好感。
(七)掛電話前的禮貌
要結(jié)束電話交談時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別， 說(shuō)一聲“再見(jiàn)”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。
【二】移動(dòng)電話禮儀
尊重別人。
1.開(kāi)會(huì)請(qǐng)關(guān)機(jī)(特殊情況放在震動(dòng)，但不要在會(huì)議上接電話)。
2.和別人進(jìn)行面對(duì)面會(huì)議或談話時(shí)，一般不要接電話。
如必須接時(shí)，應(yīng)先向?qū)Ψ降狼浮?/p>
3.在職場(chǎng)，開(kāi)機(jī)就隨身帶手機(jī)，不要讓手機(jī)長(zhǎng)時(shí)間在桌上叫。
4.會(huì)客、聚會(huì)等社交場(chǎng)合時(shí)不要沉溺于翻看手機(jī)。
不要擾人。
1.不要在圖書(shū)館、博物館、影劇院、音樂(lè)廳、美術(shù)館、電梯、以及其他周圍封閉的公眾場(chǎng)合使用手機(jī)。
2.在公共場(chǎng)合接電話時(shí)要不要大聲通話，不要進(jìn)行情緒化交談。
尊重安全。
在飛機(jī)上、加油站、急救室要關(guān)機(jī)。
放置禮儀。
在公共場(chǎng)合，手機(jī)沒(méi)有使用時(shí)應(yīng)放在隨身攜帶的公文包里(最正規(guī))或上衣內(nèi)袋;也可以放在不起眼的地方，如手邊、背后、手袋里。
收發(fā)短信。
在需要將手機(jī)調(diào)至震動(dòng)狀態(tài)或是關(guān)機(jī)的場(chǎng)合，用手機(jī)接收短信，也要設(shè)定成震動(dòng)狀態(tài)，并不要在別人注視到你的時(shí)候查看短信。
彩鈴設(shè)置。
彩鈴確有獨(dú)特之處，但工作場(chǎng)合最好不要用怪異或格調(diào)低下的彩鈴，以免影響形象。
【三】電話形象三要素
第一，時(shí)空選擇，如果你要想確保電話的質(zhì)量，就是你想把這個(gè)事說(shuō)清楚，你想把這個(gè)事擺平搞定了，首先你要注意時(shí)間的選擇。
譬如你跟私人通話，你首先要選擇效率高的時(shí)間，換句話來(lái)講人家不煩你的時(shí)間。
比如在我們中國(guó)人來(lái)說(shuō)，你和任何一個(gè)人打電話，包括我包括你家人在內(nèi)，休息時(shí)間別給人家打電話，除非萬(wàn)不得已，晚上10點(diǎn)之后，早上7點(diǎn)之前，嚴(yán)格講沒(méi)有什么重大的急事別打電話，萬(wàn)一有急事打電話，你第一句話要說(shuō)的是抱歉，事關(guān)緊急，打攪你了，否則的話人家會(huì)煩的。
再者就餐的時(shí)間別打電話。
說(shuō)實(shí)話，像我們大家都挺忙的，我和你一樣，中午就那么一個(gè)小時(shí)吃個(gè)飯，你還給我打個(gè)長(zhǎng)長(zhǎng)的電話，你影響我食欲，破壞我消化系統(tǒng)，摧殘我生命。
這個(gè)不要講，另外你要注意，節(jié)假日不是重大事端不要打電話。
過(guò)去我們傳統(tǒng)農(nóng)業(yè)社會(huì)，很多人有一個(gè)習(xí)慣是不太尊重個(gè)人隱私，我曾經(jīng)講過(guò)，拜訪客人也好，打電話也好，盡量不要占用對(duì)方的節(jié)假日，你給對(duì)方一個(gè)休息的時(shí)間 ，節(jié)假日是我的空間，我喜歡關(guān)掉電話，我喜歡跟家人在一起，或者我喜歡獨(dú)處。
我難得有個(gè)七天大假，好家伙你天天給我打電話，找我聊天，一塊兒吃飯又串門你影響我私人空間，我們講了，尊重別人就是要尊重對(duì)方的選擇，這個(gè)理念一定要有，所以節(jié)假日沒(méi)有什么急事，免了，可以用其他的方式，發(fā)個(gè)短信或者諸如此類，別打電話。
如果是外國(guó)人，尤其是美國(guó)、歐洲這樣距離較遠(yuǎn)的國(guó)家你要注意，打電話你還要明白時(shí)差的問(wèn)題。
你這兒是白天，沒(méi)準(zhǔn)人家剛睡，所以你要考慮第一時(shí)間的選擇。
第二，打電話要注意一個(gè)空間。
什么意思呢?一般來(lái)講，私人電話就是在家里打的，辦公室電話是在辦公室打的，別占小便宜，我不怕你笑話，我相信你也知道，我們有極個(gè)別的人，特愛(ài)占小便宜，經(jīng)常有人告訴我，老金，有國(guó)際長(zhǎng)途要打嗎?我說(shuō)有啊，到我們公司來(lái)吧，我們公司可以打。
不合適，便宜沒(méi)有這么占的，一個(gè)文明的人要講游戲規(guī)則，不要占有國(guó)家資產(chǎn)，也不要侵吞國(guó)家或者你的公司的資財(cái)，打電話私人電話就是用你手機(jī)，用你們家電話，別占公司的便宜，別占政府機(jī)關(guān)的便宜。
還有一點(diǎn)你要注意，打電話如果你要在公眾空間的話實(shí)際上是一種噪音騷擾，任何一個(gè)有教養(yǎng)的人是不能在公眾場(chǎng)所打電話的。
什么影劇院，會(huì)議中心啊，餐廳啊，商場(chǎng)啊，經(jīng)常有些不自覺(jué)的人，拿起電話就吧唧吧唧，曾經(jīng)有一個(gè)老外在5年以前曾經(jīng)問(wèn)過(guò)我，說(shuō)你們那個(gè)電話是不是人多的地方才能撥通，經(jīng)常有人這么干，打著電話旁若無(wú)人，橫沖直撞，影響別人。
是吧，我看電影、看電視、聽(tīng)音樂(lè)會(huì)呢，多難得的一個(gè)欣賞機(jī)會(huì)，你這兒哇哇手機(jī)吭哧吭哧亂響，非常不好，要注意空間選擇。
第三，要注意通話的長(zhǎng)度。
電話打多長(zhǎng)好呢?當(dāng)然實(shí)際生活中你這個(gè)電話你有多少事你說(shuō)多長(zhǎng)時(shí)間，說(shuō)清楚為止，把事搞定了，但是要注意，從互相尊重這個(gè)角度我已經(jīng)不厭其煩地講了，禮的意思就是尊重，這是綱這是基本點(diǎn)，從互相尊重的角度，通話時(shí)間是宜短不宜長(zhǎng)，電話禮儀有一個(gè)規(guī)則，叫做電話三分鐘原則。
什么意思呢?就是你跟外人通話的話每次的時(shí)候應(yīng)該有效地控制在三分鐘之內(nèi)。
我的意思倒不是說(shuō)讓你掐著表，或者放一個(gè)鬧鐘，每次通話之前撥好鬧鐘，到三分鐘吭哧就斷電，不是那個(gè)意思。
是要你長(zhǎng)話短說(shuō)，廢話不說(shuō)，沒(méi)話別說(shuō)。
我們有同志打電話很寂寞，拿起話筒就跟你捉迷藏，喂，你猜我是誰(shuí)啊?你聽(tīng)不出來(lái)啊，你慢慢再猜吧，不對(duì)，你再猜，不對(duì)，我是誰(shuí)你都不知道啊，好不容易猜對(duì)了，又問(wèn)人家，你猜我在干什么?不對(duì)，不對(duì)不對(duì)，我在吃東西，你猜我吃什么呢，不對(duì)，你沒(méi)認(rèn)真猜，不對(duì)，我告訴你吧，我什么都沒(méi)吃，他有病啊。
有自戀癖傾向，任何一個(gè)有教養(yǎng)的人他是一個(gè)辦事有效率的人，他是一個(gè)尊重時(shí)間的人，時(shí)間就是金錢，時(shí)間就是效益，時(shí)間就是生命，我們生命是由時(shí)間組成的，你浪費(fèi)別人的時(shí)間就是浪費(fèi)人家的生命，所以打電話一定要短。
如果是公司企業(yè)里內(nèi)訓(xùn)的話，我經(jīng)常給員工一個(gè)忠告就是要養(yǎng)成重要電話列提綱的習(xí)慣。
擴(kuò)展：職場(chǎng)電話禮儀
一、接聽(tīng)電話的步驟：
1、接聽(tīng)電話前：
⑴、準(zhǔn)備筆和紙：如果大家沒(méi)有準(zhǔn)備好筆和紙，那么當(dāng)對(duì)方需要留言時(shí)，就不得不要求對(duì)方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽(tīng)電話前。要準(zhǔn)備好筆和紙。
⑵、停止一切不必要的動(dòng)作：不要讓對(duì)方感覺(jué)到你在處理一些與電話無(wú)關(guān)的事情，對(duì)方會(huì)感到你在分心，這也是不禮貌的表現(xiàn)。
⑶、使用正確的姿勢(shì)：如果你姿勢(shì)不正確，不小心電話從你手中滑下來(lái)，或掉在地上，發(fā)出刺耳的聲音，也會(huì)令對(duì)方感到不滿意。
⑷、帶著微笑迅速接起電話：讓對(duì)方也能在電話中感受到你的熱情。
2、接聽(tīng)電話
⑴、三聲之內(nèi)接起電話：這是星級(jí)酒店接聽(tīng)電話的硬性要求。此外，接聽(tīng)電話還要注意：
①、注意接聽(tīng)電話的語(yǔ)調(diào)，讓對(duì)方感覺(jué)到你是非常樂(lè)意幫助他的，在你的聲音當(dāng)中能聽(tīng)出你是在微笑;
②、注意語(yǔ)調(diào)的速度;
③、注意接聽(tīng)電話的措辭，絕對(duì)不能用任何不禮貌的語(yǔ)言方式來(lái)使對(duì)方感到不受歡迎;
④、注意雙方接聽(tīng)電話的環(huán)境;
⑤、注意當(dāng)電話線路發(fā)生故障時(shí)，必須向?qū)Ψ酱_認(rèn)原因;
⑥、注意打電話雙方的態(tài)度。
⑦、當(dāng)聽(tīng)到對(duì)方的談話很長(zhǎng)時(shí)，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來(lái)表示你在聽(tīng)。
⑵、主動(dòng)問(wèn)候，報(bào)部門介紹自己;
⑶、如果想知道對(duì)方是誰(shuí)，不要唐突的問(wèn)“你是誰(shuí)”，可以說(shuō)“請(qǐng)問(wèn)您哪位”或者可以禮貌的問(wèn)，“對(duì)不起，可以知道應(yīng)如何稱呼您嗎?”;
⑷、須擱置電話時(shí)或讓賓客等待時(shí);應(yīng)給予說(shuō)明，并至歉。每過(guò)20秒留意一下對(duì)方，向?qū)Ψ搅私馐欠裨敢獾认氯ァ?/p>
⑸、轉(zhuǎn)接電話要迅速：每一位員工都必須學(xué)會(huì)自行解決電話問(wèn)題，如果自己解決不了再轉(zhuǎn)接正確的分機(jī)上，并要讓對(duì)方知道電話是轉(zhuǎn)給誰(shuí)的。
⑹、對(duì)方需要幫助，大家要盡力而為：作為酒店的員工應(yīng)盡力去幫助賓客，對(duì)于每一個(gè)電話都能做到以下事情①、問(wèn)候 ②、道歉 ③、留言 ④、轉(zhuǎn)告 ⑤、馬上幫忙 ⑥、轉(zhuǎn)接電話⑦、直接回答(解決問(wèn)題) ⑧、回電話
⑺、感謝對(duì)方來(lái)電，并禮貌地結(jié)束電話：在電話結(jié)束時(shí)，應(yīng)用積極的態(tài)度，同時(shí)要使用對(duì)方的名字來(lái)感謝對(duì)方。
⑻、要經(jīng)常稱呼對(duì)方的名字，這樣表示對(duì)對(duì)方尊重。
二、接電話的禮儀：
1、電話鈴一響，應(yīng)盡快去接，最好不要讓鈴聲響過(guò)五遍。拿起電話應(yīng)先自報(bào)家門，“您好，這里是xx公司xx部”;詢問(wèn)時(shí)應(yīng)注意在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，根據(jù)對(duì)方的反應(yīng)再委婉詢問(wèn)。一定不能用很生硬的口氣說(shuō)：“他不在”、“打錯(cuò)了”、“沒(méi)這人”、“不知道”等語(yǔ)言。電話用語(yǔ)應(yīng)文明、禮貌，態(tài)度應(yīng)熱情、謙和、誠(chéng)懇，語(yǔ)調(diào)應(yīng)平和、音量要適中。
2、接電話時(shí)，對(duì)對(duì)方的談話可作必要的重復(fù)，重要的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的記錄下來(lái)，如時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系事宜、需解決的問(wèn)題等。
3、電話交談完畢時(shí)，應(yīng)盡量讓對(duì)方結(jié)束對(duì)話，若確需自己來(lái)結(jié)束，應(yīng)解釋、致歉。通話完畢后，應(yīng)等對(duì)方放下話筒后，再輕輕地放下電話，以示尊重。
三、留言五要素：
致：即給誰(shuí)的留言
發(fā)自：誰(shuí)想要留言
日期：最好也包括具體時(shí)間
記錄者簽名：有助于尋找線索，或弄清不明白的地方
內(nèi)容：
四、打電話的一些簡(jiǎn)單技巧：
1、如果接到的電話是找你的上級(jí)時(shí)，不要直接回答在還是不在，要詢問(wèn)清楚對(duì)方的姓名和大概意圖，然后說(shuō)幫您找一下。將所了解的情況告訴你的上級(jí)，由他判斷是否接電話。
2、打電話時(shí)，列出要點(diǎn)，避免浪費(fèi)時(shí)間。
3、在打電話之前，要準(zhǔn)備好筆和紙，不要吃東西、喝水或抽煙，要保持正確的姿勢(shì)。
4、如果你找的人不在，可以問(wèn)一下對(duì)方什么時(shí)間可以再打電話或請(qǐng)其回電話，同時(shí)，要將自己的電話號(hào)碼和回電時(shí)間告訴對(duì)方。
5、在給其他部門打電話時(shí)，要先報(bào)部門和姓名，這樣可以避免對(duì)方因?yàn)樵儐?wèn)你的情況而浪費(fèi)時(shí)間。
6、通話完畢時(shí)應(yīng)道“再見(jiàn)”，然后輕輕放下電話。
7、選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)間。一般的公務(wù)電話最好避開(kāi)臨近下班的時(shí)間，因?yàn)檫@時(shí)打電話，對(duì)方往往急于下班，很可能得不到滿意的答復(fù)。禮儀講師譚小芳認(rèn)為，公務(wù)電話應(yīng)盡量打到對(duì)方單位，若確有必要往對(duì)方家里打時(shí)，應(yīng)注意避開(kāi)吃飯或睡覺(jué)時(shí)間。
五、使工作順利的電話術(shù)
(一)遲到、請(qǐng)假由自己打電話;
(二)外出辦事，隨時(shí)與單位聯(lián)系;
(三)外出辦事應(yīng)告知去處及電話;
(四)延誤拜訪時(shí)間應(yīng)事先與對(duì)方聯(lián)絡(luò);
(五)用傳真機(jī)傳送文件后，以電話聯(lián)絡(luò);
(六)同事家中電話不要輕易告訴別人;
(七)借用別家單位電話應(yīng)注意 一般借用別家單位電話，一般不要超過(guò)十分鐘。遇特殊情況，非得長(zhǎng)時(shí)間接打電話時(shí)，應(yīng)先征求對(duì)方的同意和諒解。
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