淺析衛生事業單位人事檔案資源的信息化管理論文
【摘要】
在原有的人事檔案管理工作辦法的基礎上稍作調整，加快辦公自動化、信息資源網絡共享與知識管理實現的進程，推動管理方式從靜態管理轉變成全面動態管理達到檔案管理信息化的目的。同時，應加大和人才服務機構間的交流力度，從而有利于人事檔案管理工作的領導作出較好的決策。
【關鍵詞】
人事檔案；管理；衛生事業單位；信息化
1前言
由于衛生事業單位規模的持續發展，工作人員與別的輔助人員的數量正在不斷增多，給很多繁雜的衛生事業單位管理工作，特別是人事檔案管理工作帶來了龐大壓力。這就要求廣大衛生事業單位加快信息化建設的步伐，強化衛生事業單位人事檔案信息管理工作。此外，人事檔案管理也需從傳統的管理方式逐步轉向信息化管理方式，它是人事檔案管理朝向現代化發展的必然態勢。
2當前人事檔案管理的情況
大部分衛生事業單位人事檔案管理里依舊運用以往的人事檔案基本模式，它更側重于描繪靜態性資料，記錄過去時與歷史性信息，但無法動態地表現個人信息狀況，不含共享性與公共性特征。然而在當前信息技術高度發達其局限性愈漸顯著。
2。1缺少檔案管理意識
很長時間以來，因檔案工作無法直接的創造經濟效益，故在實際操作當中對檔案管理未形成清晰、系統的認識，且沒有意識到檔案在人事管理工作當中的必要性與重要性。
2。2人工操作歸檔，既耗時又耗力，且無法確保一步到位
衛生事業單位人事檔案所記載的對象主要是工作人員的學歷、經歷、職稱晉升、工資變動以及其獎懲狀況等原始信息。但是因為檔案資料的更新或者增加，大量材料亟待歸檔，由此極易衍生出歸檔錯誤的問題，這就需重新調動物力與人力對檔案進行整理。但是，一旦其沒有及時歸檔，人們查詢到的檔案信息的準確性不大可靠。與此同時，當個人在核查工資或者進行家庭調查等的時候若多次對原始資料進行調閱的話，極易損毀檔案，如此很難保障檔案的準確性。
2。3檔案資料管理難度大，利用率不高
如今的檔案管理，由于尚未徹底實施信息化管理，因此在建設索引數據和登記只能采用手工錄入的手段，而缺少針對檔案變更與檔案出入庫記錄的管理。一般來說，在編輯、查找、剖析檔案的時候人們往往是以人工方式來完成的，這就造成了人事檔案在運用時不夠便捷，大大地影響了工作效率。
3衛生事業單位人檔案信息化管理的特征
3。1檔案信息化管理的優勢
（1）大大提升了檔案管理工作的效率。因為計算機運算快捷，再加上計算精度高，存儲信息量巨大，故能準時的把相關的人事數據及人事資料展現在決策人員面前。而計算機管理衛生事業單位的人事檔案的運用，不僅可以減少統計查詢時人工抄寫的失誤率，還能減輕人事管理人員的勞動壓力和負擔，在節約時間的同時，大幅提升工作效率，實現快捷、準確的查詢數據。
（2）檔案信息的利用率大幅提升。衛生事業的單位屬于人才密集型產業，在衛生事業單位領導者認人、知人、用人時其人事檔案至關重要。利用信息化對衛生事業單位的人事檔案進行管理，其具有精準度高、功能多、速度快捷、通用性強大、儲存量大的特征，因而能及時地將全方位的、準確的人事信息供應給衛生事業單位領導以便其做出正確的決策，向衛生事業單位供應具體、可信度高的資料，促使人事檔案的利用率大幅提升。
（3）加長檔案原始材料的使用時間。針對人事檔案材料實施信息化管理，在查詢檔案信息時應側重于計算機查詢，如此既可降低由于閱檔案、摘抄等致使原件受損的幾率，又可能完整地儲存原始材料，有效加長人事檔案的使用時間。
3。2檔案信息化管理存在很大缺陷
衛生事業單位檔案實施信息化管理，盡管能充分利用信息資源，能更好的服務與人事部門，但是它也存在許多的缺陷，具體表現為以下幾個方面：
（1）檔案信息的真實性與原始性問題。因為原始信息是依靠管理人員手工錄入系統的，故其產生的電子文件存在一定的失誤率，當然，原始數據也有可能被他人改動。
（2）憑證價值問題。由于電子本件中的原始信息具有不穩定性與可變性特征，再加上人類對原始信息的不信任與矛盾心理，因此如今原始數據很難變成合法憑證。
（3）檔案信息資源的保密性、安全性問題。由于檔案信息具備及強的機密性，故信息資源共享一定要嚴守安全、保密的、規定，設置一定的權限，進僅賦予主管領導與檔案管理人員對個人檔案材料進行查閱的資格。
4建設并完善衛生事業單位人事檔案信息化管理體系
4。1建設完善衛生事業單位人事檔案管理體制
所謂信息化，是指如今社會與經濟發展的大態勢。衛生事業單位人事檔案部門要大力開創條件，建設并完善人事檔案信息化管理體質。為此，應做到以下幾點：
（1）強化檔案意識，提升檔案管理人員的責任。高度關注人才培養工作，加大對于檔案管理人員的業務素質與政治素質的培訓力度，依靠進修學習、專業培訓等方式大幅提升管理人員的業務水準，一步步地構建檔案管理人才團隊，讓其充分知悉現代信息管理技術與檔案業務，積極培養成衛生事業單位建設與發展相適應的檔案管理專業人員。
（2）利用合理的、科學的正確的檔案管理軟件系統，只需選用一套，即可促使總體工作效率得以大幅提升，推動人事檔案信息化管理進程，增加人事檔案信息資源的利用率，從而有利于未來衛生事業單位檔案信息化管理。
（3）建設并完善人事檔案管理制度。人事檔案管理要想上升到一個新的高度進而形成人事檔案管理信息的體系，就必須依靠廣泛的研究以及實踐的累積，不斷實踐創新，制定并健全有效的人事檔案管理的相關規章制度，詳細而又明確地規定檔案的整理、保管、收集與運用。唯有嚴格貫徹落實并實施規章制度，才可讓人事檔案管理工作變得有章可循，進而衍生出完整的、有機的人事檔案管理信息體系。
（4）高度關注人事檔案信息系統的維護工作。事實上，人事檔案信息系統并非一成不變的，其要想實現作用最大化，就必須得到實時維護與更新。
4。2健全衛生事業單位人事檔案信息化系統的數據庫建設
眾所周知，衛生事業單位人事檔案管理數據庫的建設不可一蹴而就，其需耗費大量時間，而人事信息管理網絡的建成將會給人事管理的強化、服務質量的改善以及工作效率的提升帶來巨大的正面影響。詳細來講，建設衛生事業單位人事檔案信息化數據庫需做到以下幾點，即：
（1）加大衛生事業單位人事檔案基本信息數據庫的建設力度，其建筑對象有：衛生單位職工性別、學歷、姓名、參加工作時間、出生年月、職稱、入黨團的時間、職業類別、離退休時間、職務、工資、年度考核等各項信息。
（2）積極建設衛生事業單位職工工資數據庫以將職工的績效考核成績同工資相互連接起來。
（3）大力構建衛生事業單位人事檔案查詢目錄數據庫，從而達到迅速找到人事檔案的目的。同時，要依照姓氏對工作人員進行分類，按秩序錄入人員姓名、檔案編號等數據，以便在查找人員檔案時只需將個人姓名輸入就能夠曉得該職工的人事檔案的檔案柜及其編號。
（4）構建衛生事業單位人事檔案材料目錄數據庫從而有利于檔案目錄的標準化與統一化。通常每一年均會有很多檔案材料累積下來，而檔案管理信息系統的運用，可依靠計算機針對信息材料實施歸檔、分類與儲存，從而達到檔案信息的數據化的目的。
5總結
總而言之，衛生事業單位人事檔案管理工作也需隨著時代的發展而發展，以人事檔案信息化管理系統與現代檔案管理理論針對人事檔案實施動態化維護與管理。在健全檔案管理制度的大背景下選用大量專職人員，推動檔案的信息化建設，充分挖掘檔案的利用價值，以人事檔案與人才資源庫所顯示的數據動態化地針對衛生事業單位的人員狀況開展剖析、統計與預測工作，將有效的、有利用價值的信息傳輸至衛生事業單位內，從而有利于領導作出正確的決策，促進人才交流。
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